Belum lama ini Pemerintah Kota Gorontalo melalui Dinas Kearsipan Kota Gorontalo menerima bantuan server Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Menurut Sekretaris Dinas Kearsipan Kota Gorontalo, Drs. Baderan Mahmud Sa’ad Kiyai, M.Pd, dengan SIKD ini, kearsipan daerah lebih diperkuat. Karena server yang diberikan tersebut, terintegrasi dengan server yang dimiliki Pemerintah Pusat. “Server SIKD memudahkan pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi yang dikembangkan oleh ANRI. Aplikasi ini dirancang untuk menangani pengelolaan arsip yang dinamis …,”
“Ini berupa web based application dan bersifat multi user. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam aplikasi ini, adalah PHP dan menggunakan MySQL …,”
“Surtikanti (2014) menyebutkan bahwa Aplikasi SIKD memiliki fungsi-fungsi seperti pengaturan struktur organisasi dan pengguna, pengaturan klasifikasi keamanan dan akses, pengaturan klasifikasi arsip, penetapan jadwal retensi arsip, pengaturan berkas, registrasi (pemberkasan) arsip, penggunaan seperti pencarian, check-in …,”
“Dan check-out, pembuatan versi, dan peminjaman (modul file tracker), dan penyusutan,” jelas Baderan yang ditemui di ruang kerjanya, Senin (03/02/20).
Sementara itu, kelompok pengguna SIKD terbagi menjadi tiga yaitu administrasi sistem, administrator pengguna, dan pengguna umum.
Selain itu, dalam SIKD juga terdapat pemberitahuan apabila ada naskah masuk yang baru diterima, dan yang sudah dibaca atau belum.
Namun, dalam SIKD belum ada riwayat peminjaman arsip. Ada pula SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis). Aplikasi Pengolahan Arsip Statis berbasis Teknologi Informasi, atau yang dikenal dengan nama SIKS ini adalah aplikasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip Statis di lingkungan Instansi lembaga dan Perguruan Tinggi.
“Terkait dengan pemanfaatan bantuan server yang diberikan oleh Pemerintah Pusat, kami masih menunggu pengiriman barangnya dari pusat …,”
“Berbicara tentang sistem informasi, tentu berkaitan pula dengan sumber daya manusia (SDM) nya. Jauh sebelumnya di 2018 lalu, Kota Gorontalo sendiri telah melatih sebanyak 15 operator dari masing-masing OPD, dan telah tersertifikasi …,”
“Ketika server SIKD ini tiba di Gorontalo, tentu penerapannya terlebih dahulu di 15 OPD, nanti selanjutnya akan dikembangkan. Hal ini sangat penting, guna menjaga dokumen penting Pemerintah Kota Gorontalo,” ungkap Baderan.(4abink/habari.id)
